リーダーとして働いていると、このような悩みを抱えていませんか？
- 部下や上司からの依頼に追われ、自分の仕事が後回しになる
- 会議やメール処理で1日が終わり、重要な仕事に集中できない
- タスクが山積みで、優先順位を決められず常に時間に追われている
時間管理に失敗すると、成果が出ないだけでなく、リーダーとしての信頼も揺らいでしまいます。さらに、余裕のない姿はチーム全体の雰囲気にも悪影響を与えかねません。
私自身、リーダーとして働く中で「時間がない」状態に何度も陥りました。
そのたびに試行錯誤し、さまざまな時間管理のテクニックを実践することで少しずつ改善してきました。
この記事では、忙しいリーダーの皆さんに向けて、実践的な時間管理テクニックを事例や専門用語の解説を交えながら分かりやすく紹介します。
結論として、リーダーの時間管理は「優先順位づけ」「仕組み化」「習慣化」の3つの要素で、成果と余裕を両立できるようになります。
なぜリーダーにとって時間管理が重要なのか
時間を失うとチーム全体の成果が下がる
リーダーは自分の成果だけでなく、チーム全体の成果に責任を持ちます。時間管理ができないと、自分の仕事が遅れるだけでなく、部下への指示やサポートも後手に回ります。その結果、チーム全体のパフォーマンスに悪影響が出てしまうのです。
リーダーの時間の使い方は、チーム全体のリズムを作ります。余裕のない姿は不安を与え、計画的に動く姿は安心感を与えます。
リーダーは「人に振り回される職種」である
リーダー業務の多くは「自分の裁量外」で発生します。部下からの相談、上司からの依頼、取引先との調整など、突発的に割り込んでくる仕事が多いのが現実です。
そのため、リーダーにとって「自分の仕事時間をどう確保するか」が大きな課題となります。時間管理の工夫なしに成果を出すのは困難と言えるでしょう。
リーダーが陥りやすい時間管理の失敗例
優先順位をつけずに仕事を抱え込む
重要度の低いタスクも全部同じように対応してしまうと、時間がいくらあっても足りません。
リーダーは「やるべきこと」と「やらなくてもよいこと」を明確に仕分ける必要があります。
部下対応や上司の依頼で自分の仕事が後回しになる
リーダーは「頼られる存在」であるがゆえに、相談や依頼が集中します。
すべてに即対応していると、自分の重要タスクが後回しになります。気づけば「自分の仕事が深夜にしかできない」という状態に陥ってしまうのです。
マルチタスクで集中力を削がれる
一度に複数のタスクを進めると効率が良さそうに見えますが、実際は逆効果です。
タスクを切り替えるたびに集中力が落ち、時間のロスが生じます。
【専門用語解説】マルチタスク
複数の作業を同時進行すること。
人間の脳は同時処理に弱く、実際は「切り替え」をしているだけ。結果として効率が下がることが多い。
事例①｜課長時代に「残業続き」から抜け出せなかった理由
30代の課長時代は、私は毎日朝から晩まで部下の相談に対応し、上司の依頼をこなしていました。
気づけば自分のタスクはすべて夜に持ち越され、連日の残業。
体力的にも精神的にも限界が近づいていました。
そのとき陥っていたのは「全部自分がやらなければ」という思い込みです。
優先順位づけと仕事の委任ができていないために、自分の時間を奪われ続けていたのです。
リーダーのための時間管理5つのテクニック
テクニック1｜優先順位を「重要度×緊急度」で仕分ける
アイゼンハワーマトリクスというフレームワークを活用すると効果的です。
【専門用語解説】アイゼンハワーマトリクス
タスクを「重要度」と「緊急度」の2軸で分類する手法。
- 重要かつ緊急 → すぐに取り組む
- 重要だが緊急でない → 計画的に時間を確保する
- 緊急だが重要でない → 可能なら他者に任せる
- 重要でも緊急でもない → 取り除く
リーダーは特に「重要だが緊急でない」仕事に時間を投資することが成果につながります。
テクニック2｜タスクを見える化し、1日の流れを設計する
タスクを頭の中だけで管理すると、抜け漏れや焦りが生じます。
タスク管理ツールや手帳に書き出すことで、1日の流れを客観的に把握できます。
おすすめは「タイムブロッキング」です。
【専門用語解説】タイムブロッキング
タスクごとに時間をブロックとしてカレンダーに入れる手法。
作業時間をあらかじめ枠で確保するため、割り込み仕事が来ても優先順位を意識しやすい。
ちなみに、私はGoogleカレンダーにで”予定”と”タスク”を入れて管理しています。
テクニック3｜会議や打ち合わせの時間を半分にする工夫
リーダーの時間を奪う最大要因は「会議」です。
目的を明確にし、アジェンダ（議題）を事前に共有し、必要メンバーだけを呼ぶだけで会議時間は大幅に短縮できます。
テクニック4｜デリゲーションで自分しかできない仕事に集中する
【専門用語解説】デリゲーション
仕事を部下に「委任」すること。
丸投げではなく、適切な範囲で任せ、成果をレビューするのがポイント。
リーダーは「自分がやった方が早い」と思いがちですが、それではいつまでも時間が足りません。部下に任せることで育成にもつながり、自分は戦略的な仕事に集中できます。
テクニック5｜突発対応に備えたバッファ時間を持つ
リーダーには突発的な依頼やトラブルが必ず発生します。
スケジュールを埋め尽くすのではなく、あえて余白を残すことが重要です。
1日のうち1〜2時間をバッファとして確保しておくと安心です。
事例②｜会議時間を短縮して1日2時間を取り戻したケース
あるマネージャーは、毎週の会議が2時間以上かかっていました。そこでアジェンダを事前共有し、各メンバーが「報告を2分以内」にまとめるルールを導入しました。
結果、会議時間は半分以下になり、毎日2時間の自由時間を確保できました。
その時間を戦略的な企画に充て、部署全体の成果も向上したのです。
時間管理を習慣化するための実践法
朝のルーティンで集中時間を確保する
朝は1日の中で最も集中力が高い時間帯です。メールやチャットに流される前に、重要な仕事を1時間取り組むルールを作るだけで、成果が大きく変わります。
ポモドーロ・テクニックなどの時間術を活用する
【専門用語解説】ポモドーロ・テクニック
25分間集中し、5分休憩を取るサイクルを繰り返す時間術。
短時間に区切ることで集中力を保ち、先延ばし癖も防げます。
この方法は「集中が続かない」と悩むリーダーに特に有効です。
終業前に翌日の計画を立てる
1日の終わりに「明日やること」を3つ書き出しておくと、翌朝から迷わず行動できます。
計画の精度よりも「明日のスタートを用意しておく」ことがポイントです。
事例③｜「朝30分の計画習慣」で成果が安定したリーダー
あるリーダーは、毎朝30分だけ計画を立てる習慣を継続しました。
タスクの見える化と優先順位づけを毎日行うことで、突発的な仕事が入っても冷静に対応できるようになりました。
結果、残業が減り、プライベートの時間も確保できるようになったています。
時間管理で自己成長の時間を作る
学習や振り返りをスケジュールに組み込む
リーダーの成長には継続的な学びが欠かせません。
勉強会や読書、振り返りの時間を「スケジュールに組み込む」ことで、確実に時間を確保できます。
短時間でも積み上げる仕組みを持つ
1日30分でも積み上げれば、1年で大きな差になります。
資格勉強や読書は「短時間でもいいから毎日」と決めることが効果的です。
余裕を持つことでリーダーとしての信頼も高まる
余裕のないリーダーはチームに不安を与えます。逆に、余裕を持って行動できるリーダーは信頼されます。
時間管理は単なる効率化ではなく「信頼を得るための投資」なのです。
まとめ｜リーダーは「時間の使い方」で成果と信頼を得る
リーダーの仕事は突発的で複雑ですが、時間管理の工夫次第で成果も余裕も両立できます。
今回紹介した主要なテクニックは以下の通りです
- 優先順位づけ（アイゼンハワーマトリクス）
- タスクの見える化とタイムブロッキング
- 会議短縮の工夫
- デリゲーションによる委任
- バッファ時間の確保
- 習慣化による安定したリズム
これらを実践すれば、時間に追われる日々から抜け出し、成果と信頼を同時に得られるリーダーになれます。
今日から始められる行動提案
リーダーにとって時間管理は単なる効率化ではなく、成果と信頼を生むための基本スキルです。
優先順位をつけ、会議を短縮し、部下に委任し、突発対応にも備える。
こうした工夫を少しずつ積み重ねれば、時間の使い方が劇的に変わります。
大切なのは「自分に合った方法を一つずつ習慣化する」ことです。完璧を目指す必要はありません。今日から始められる小さな一歩を続けることで、やがて大きな成果につながります。
まずは明日の朝、30分だけ集中できる時間をブロックしてみてください。その小さな実践が、あなたの時間管理を変える第一歩になります。
